Tietosuojaseloste

Suomen Paloinsinööriyhdistys ry (SPIY)

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Paloinsinööriyhdistys ry (SPIY)
Y-tunnus: 1450446-1

2. Tietosuojavastaava

Tietosuojasta vastaa yhdistyksen hallitus.
Sähköposti: suomenpaloinsinooriyhdistys (at) gmail.com

3. Tietosuojalainsäädäntö ja valvonta

Suomen Paloinsinööriyhdistyksen henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan seuraavia säädöksiä:

  • Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, eli yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

  • Tietosuojalaki (1050/2018), jolla täydennetään ja tarkennetaan GDPR:n soveltamista Suomessa

  • Yhdistyslaki (503/1989) siltä osin kuin se koskee jäsenrekisterin ylläpitoa

  • Muu soveltuva erityislainsäädäntö, kuten kirjanpitolaki tai sähköisen viestinnän palveluista annettu laki (917/2014), siltä osin kuin ne koskevat henkilötietojen säilyttämistä ja käsittelyä

Tietosuojalainsäädännön noudattamista Suomessa valvoo tietosuojavaltuutettu.
Lisätietoa oikeuksistasi saat: https://tietosuoja.fi

4. Henkilötietojen käsittely

Miksi henkilötietoja kerätään

Käsittelemme henkilötietoja vain perustelluista syistä, jotka liittyvät jäsenpalvelujen, tapahtumien ja yhdistyksen toiminnan toteuttamiseen, yhteydenpitoon, laadunvarmistukseen ja toiminnan kehittämiseen.

Mitä tietoja keräämme

  • Yhteydenottolomakkeella annetut tiedot: nimi, sähköposti, viestin sisältö.

  • Jäsenrekisterin osalta: nimi, yhteystiedot, jäsenyystiedot ja mahdolliset maksutiedot.

  • Tapahtumailmoittautumisiin liittyvät tiedot.

  • Sivuston käytön yhteydessä kerättävät tekniset tiedot evästeiden avulla (ks. kohta 6).

Kerättyjen tietojen käsittely perustuu joko:

  • sopimukseen (jäsenyys tai tapahtumaan ilmoittautuminen)

  • lakisääteiseen velvoitteeseen tai

  • oikeutettuun etuun (yhdistyksen toiminnan organisointi).

Jäsenrekisteri

Suomen Paloinsinööriyhdistyksen jäsenrekisteriä ylläpidetään Visma Solutions Oy:n tuottamassa Netvisor-järjestelmässä, joka on suomalainen taloushallinnon SaaS-palvelu. Rekisteri sisältää jäsenyyden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot, kuten nimen, yhteystiedot, jäsenyystiedot ja maksutiedot.

Netvisorin tietoturva ja tietosuoja perustuvat Visma-konsernin tietoturvaohjelmaan. Palvelua ylläpidetään pääosin Suomessa sijaitsevissa Elisan konesaleissa, mutta osia tuotetaan myös Amazon Web Servicesin ja Microsoft Azuren eurooppalaisilla saatavuusalueilla. Tiedonsiirto on salattua ja järjestelmässä hyödynnetään monikerroksista autentikointia sekä lokiseurantaa.

Netvisor toimii henkilötietojen käsittelijänä, ja Suomen Paloinsinööriyhdistys ry on rekisterinpitäjänä vastuussa siitä, että henkilötietojen käsittely tapahtuu lainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Netvisorin tietosuojasopimusta ja Visma Solutions Oy:n tietosuojaselosteessa kuvattuja ehtoja. Lisätietoa Netvisorin tietosuojasta on saatavilla Netvisor-palvelun teknologia- ja tietosuojaselosteesta.

Tietojen säilytysaika

  • Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen kyseisen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

  1. Oikeus saada pääsy tietoihin

  2. Oikeus oikaista tietoja

  3. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  4. Oikeus peruuttaa suostumus

  5. Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Tietopyynnöt voit lähettää kirjallisesti sähköpostitse yhdistyksen hallitukselle.

6. Evästeet

Mitä evästeet ovat?

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita verkkosivusto tallentaa laitteellesi. Niiden avulla voidaan mm. ylläpitää istuntoa, seurata kävijäliikennettä ja parantaa sivuston käyttökokemusta.

Miten käytämme evästeitä?

Sivustomme käyttää välttämättömiä evästeitä (esim. kirjautumiseen ja istunnon hallintaan)

Käytössä olevat evästeet

Evästeen nimiTyyppiKuvaus
CMSSESSID# Välttämätön Istunnon ja sivuston toiminnan ylläpito.

CMSSESSID#-eväste on väliaikainen istuntotunniste (session ID), jota käytetään ainoastaan sivuston teknisen toiminnan mahdollistamiseksi. Eväste ei itsessään sisällä henkilötietoja eikä yhdisty automaattisesti mihinkään käyttäjän tunnistamiseen tähtäävään tietoon.

Istuntotunniste on satunnainen merkkijono, jolla varmistetaan esimerkiksi istunnon säilyminen sivustolla siirryttäessä sivulta toiselle. Tämä eväste ei yksinään mahdollista käyttäjän tunnistamista, eikä sitä yhdistetä muihin tietoihin, ellei käyttäjä esim. kirjautumisen yhteydessä itse anna erikseen tunnistettavia tietoja.

Kuinka hallita evästeitä?

Voit muuttaa evästeasetuksia selaimesi asetuksista. Useimmat selaimet sallivat evästeiden poiston ja estämisen. Lisätietoa evästeiden poistamisen löydät esim. Wikihow-sivustolta.

7. Tietojen siirto ja säilytys

  • Tietoja käsittelevät vain SPIY:n valtuutetut henkilöt tai sopimuksen perusteella nimetyt yhteistyökumppanit.

  • Suomen Paloinsinööriyhdistys ry säilyttää henkilötietoja ensisijaisesti Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Lisäksi yhdistys käyttää Gmail- ja Google Forms -palveluita, joiden tarjoaja on Google LLC, Yhdysvalloissa toimiva yritys. Näiden palveluiden kautta tietoja voidaan teknisesti siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle, erityisesti Yhdysvaltoihin.

    Google LLC on liittynyt EU–Yhdysvallat Data Privacy Framework -järjestelyyn (DPF), jonka Euroopan komissio on hyväksynyt riittävyyspäätöksellä. 

    Henkilötietojen käsittely Google Forms -lomakkeiden ja Gmailin kautta on rajattu seuraaviin tarkoituksiin:

    • Tapahtuma- ja koulutusilmoittautumisten hallinta

    • Yhteydenottopyyntöjen käsittely

    • Hallinnollinen viestintä ja jäsenpalvelut

    Kaikki kerätyt tiedot rajoittuvat välttämättömään tietosisältöön ja niitä käsitellään turvallisesti sekä tietosuojaa kunnioittaen. Rekisteröidyllä on aina oikeus pyytää vaihtoehtoista osallistumismenettelyä ilman Google-palveluiden käyttöä, kuten sähköpostitse tai puhelimitse ilmoittautumista.